Om IKA Depot Arkivdanning Personregister Eldre arkiv Privatarkiv Elektronisk arkiv  

> Om IKA / Nyhende / Arkivdugnad i Ørsta – kommunen stengt i to dagar!

 

Nyhende

Avtalebok

Medlemmar

Konferansar

Tilsette

Kontakt oss

Lesesal

Webarkiv

Arkiv lenker

Digitaliserte møtebøker





Arkivdugnad i Ørsta – kommunen stengt i to dagar!

Arkivdugnad i Ørsta  – kommunen stengt i to dagar!

Ørsta kommune stengde kontora sine 7. og 8. november 2007 for å ordne arkiva. Første dagen var den nye rådhusfløya stengd for publikum og dagen etter var gamlefløya avstengd. Det er første gong ei kommune i Møre og Romsdal stengjer for å få orden på arkiva. Arkivdugnaden var ein del av arbeidet på vegen mot innføringa av eit elektronisk arkiveringssystem som kommunen vil ha fullført i 2010.

Arkivdagane var planlagt i nært samarbeid med IKAMR frå august 2007. I forkant av sjølve arkivdugnaden orienterte Arnt-Ola Fidjestøl om lovverk og dei overordna prinsippa for bevaring av arkiv. Rolf Braadland orienterte om handsaming av arkiva før 1964.

Systemansvarleg for kommunen sitt arkiv, Eldar Rune Øye og arkivarane Perny Brekke og May Britt Brenne la opp til ein prosess der alle sakshandsamarane i kommunen fekk grundig orientering om planane for arkivdugnaden.

Første dagen starta med ei felles orientering for sakshandsamarane frå sektorane sentraladministrasjon, helse og sosial, oppvekst og kultur, teknisk og landbrukskontoret. Denne dagen var avsett til gjennomgang av arkiva etter dei tre første sektorane, medan teknisk og landbruksarkiva vart gjennomgått andre dagen. Dei einskilde arbeidsøktene for kvar sektor var sett til to timar.

Ei arbeidsgruppe med kommunearkivarane May Britt og Perny i tillegg til Rolf frå IKAMR gjekk gjennom sentraladministrasjonen sitt arkiv for å identifisere arkivskaparar og tilhøyrande arkivseriar og arkiv. Var gruppa i tvil om arkivmaterial sin proveniens (samanheng) vart aktuell sakshandsamar tiltalt for oppklaring.

Arkivmaterial som høyrer saman (har same proveniens), men som er spedt på ulike reolar/fag/hyller i magasinet, måtte fysisk samlast og merkast. Dei enkelte arkivstykka/arkivboksane vart merka foreløpig med post-it lapp. Arkivstykka skal ha opplysningar om namn til arkivskapar, arkivserie, innhald med ytterår og kommunal arkivkode. Eldre og nyare arkivnøklar vart spesielt tatt vare på.

For å hindre uheimla tilgang til sensitivt og teiepliktbelagt arkivmateriale, var det sett reglar for kven som har tilgang til arkivlokala. Berre personalet knytt til arkivdepotet skal ha slik tilgang.

Ikkje arkivverdig material vart utsortert og kasta i søppelcontainer. Arkivdugnaden i Ørsta kommune er eit døme på eksemplarisk førebuing med særs vellukka resultat!

RB.


        

        

        

        

Ålesundskontoret: Kirkegt.10, Pb 1073 Sentrum, 6001 Ålesund
70165180 | Fax: 70165181 | postmottak[at]ikamr[dot]no

webmaster[at]ikamr[dot]