openARMS - Archives Resource Management system

IKA Møre og Romsdal har på eget initiativ startet arbeidet med et system for forvaltning av elektronisk arkivert informasjon i samarbeid med Notion i Ålesund. Det nasjonale eArkivprosjektet vil nå søke ABMU om midler til videreutvikling og ferdigstilling av første versjon av systemet.

openARMS pilot (Archives Resource Management System)

Bakgrunn

Offentlige organ er ifølge arkivloven pålagt å bevare informasjon i forvaltningen, som har en viss kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at dette kan gjøres tilgjengelig for ettertiden.

Arkivlovens bestemmelser favner også om informasjon som skapes og oppbevares elektronisk. Egne bestemmelser gjelder når slik informasjon skal avleveres til arkivdepot for langtidslagring. Sentralt i bevaringsreglementet for elektronisk arkivmateriale er at data skal konverteres til et av flere definerte arkivformater, som er leverandør og system uavhengige. Dette gjelder både for registeropplysninger og for dokumenter. Alle landene i Norden benytter en slik migrerings strategi for bevaring av elektronisk informasjon. En annen fellesnevner for de nordiske landene på dette området, er at alle har svært begrensede erfaringer med tilgjengeliggjøring av slik informasjon. I bevaringsreglementet stilles det ingen krav om å tilrettelegge slik informasjon for bruk. De forsøk som er gjort på å gjøre materialet søkbart og tilgjengelig, har i hovedsak fokusert på en form for rekonstruksjon av informasjonen. Man migrerer ut data fra databasesystemer eller filsystemer, og laster dem deretter inn i en tilsvarende struktur (database) for å gjøre dem tilgjengelige for bruk. Denne strategien er i og for seg paradoksal, og medfører at man må operere med flere versjoner av samme datasett, en arkivversjon og en bruksversjon.

Et annet fenomen som vil medføre langsiktige problemer er at man ikke har et ensartet bevaringsrammeverk. Dette innebærer at vi på et tidspunkt kan benytte flere ulike formater og metoder for å bevare elektronisk informasjon. Dette vil over tid skape en uoversiktelig og lite håndterbar masse, som vil måtte gjøres tilgjengelig for bruk på ulike måter. Slik dette arbeidet blir gjennomført i dag, kan langt på vei sammenlignes med å asfaltere krøtterstier. Vi overser det elektroniske mediets uovertrufne evne til å forvalte informasjon sikkert og effektivt.

openARMS pilot

Pilotsystemet som er utviklet av Notion Endre Furnes, tar utgangspunkt i en generell metodikk for bevaring av elektronisk informasjon, som er definert av Riksarkivaren som ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Markup Language). Systemet representerer en nyskapning, både med hensyn til bruken av bevaringsmetodikk, tilgjengeliggjøring av informasjon og kvalitetssikring.

Bruk av bevaringsmetodikk

Pilotsystemet representerer et meget stort fremskritt med hensyn til anvendelse av bevaringsmetodikk. Pilotsystemet illustrerer hvordan en generell bevaringsmetodikk kan skaleres slik at den er anvendbar for alle typer av elektroniske avleveringer. Sentralt er her utnyttelsen av metadata for beskrivelse av datasettet. En slik anvendelse av bevaringsmetodikk vil bidra til en fullstendig oversikt over det totale informasjonstilfanget i et elektronisk informasjons depot, og vil redusere utfordringene knyttet til tilgjengeliggjøring av slik informasjon vesentlig, ved en standardisering av metodikken.

Tilgjengeliggjøring av elektronisk arkivert informasjon

Pilotsystemet representerer en meget vesentlig nyskapning i at man kun trenger å operere med en versjon av arkivert informasjon. Dette er nytt, og et meget fundamentalt aspekt sett fra arkivmyndighetene sin side. I hovedsak knytter dette seg til et prinsipp om proveniens, at informasjon skal bevares i den form det var skapt, og at strukturen skal beskrives fremfor å re-implementeres for å sikre informasjonens integritet.

I korthet ligger nyskapningen i programmets evne til å utnytte beskrivelsen av informasjonens struktur, fremfor å implementere den. Slik opprettholdes informasjonens integritet (data blir ikke manipulert), og tilgjengeliggjøringsaspektet ivaretas.

Kvalitetssikring

Verktøyet representerer noe nytt også med hensyn til kvalitetssikring av elektronisk arkivert informasjon. Det eksisterer i dag verktøy som kvalitetssikrer at strukturbeskrivelser faktisk stemmer over ens med strukturens innhold (dataene). Problemet med dagens kvalitetssikringssystem er at de ikke godtar feil. I utgangspunktet skulle en kanskje tro at det var nettopp dette som var poenget med kvalitetssikring. Igjen kommer informasjonens integritet inn som en vesentlig faktor. Hvis et offentlig organ har gjort feilregistreringer i et produksjonssystem, som medfører en strukturell uoverensstemmelse i datamodellen, kan også det i seg selv være informasjon av bevaringverdig karakter.