Ordning og avlevering

IKA knyter som vilkår til avlevering av materialet at det er ordna, pakka og registrert etter dei retningslinene som er gitt i Arkivlova med forskrifter og Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar
Generelle krav til materiale som skal avleverast (fastsett i § 5-4 i arkivforskrifta og Normalinstruks pkt. 3.2) er:

Her finn du krav til
- Arkivboksar
- Mappeomslag
- Lim til etikettar
- Etikettar

Personmapper frå sensitive personregister skal som hovudregel avleverast til arkivdepotet ti år etter siste kontakt, men kommunen kan bestemme å avlevere materialet tidlegare dersom det ikkje er i administrativ bruk. Kommunen bestemmer sjølv kor ofte ein øskjer å avlevere personarkiv. Det kan vere praktisk å gjennomføre avlevering t.d. kvart femte år.

Tidlegare klientar eller elevar har partsinnsyn etter POL § 18. Innsynsvurdering og utlån
skal skje gjennom den behandlingsansvarlege i kommunen, som tek kontakt med IKA for
oversending av materialet. Vanleg utlånstid er 4 veker, men låneforholdet kan forlengast ved
behov. Materialet skal sendast som rekommandert post.

Personopplysningar som er tilbakeførte fordi ein tidlegare klient har gått inn i eit fornya
klientforhold, vil vanlegvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa saman med
det nye materialet. I slike tilfelle skal materialet ikkje sendast tilbake til arkivdepotet, men
det skal sendes melding om dette til IKA.