Ordning av arkiv etter 1965

Arkivmateriale som er eldre enn 1965 har IKA Møre og Romsdal påtatt seg å ordne for medlemskommunane. Materiale frå og med 1965 må kommunane ordne sjølve. Vi har utarbeidd nokre retningsliner for korleis dette arbeidet skal gjerast. Retningslinene byggjer på Arkivlova med forskrifter og Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar.

Ordning etter proveniens

Det kommunale arkivmaterialet består av fleire enkeltarkiv etter ulike arkivskaparar. Som arkivskapar reknar vi i denne samanhengen ei eiga administrativ eining som har eit eige arkiv, t.d. formannskapet eller skulestyret. Innanfor kvart av desse arkiva finst det fleire ulike arkivseriar, dvs. ei samling av arkivalia (saksmapper, protokollar osb.) som er ordna etter eit felles prinsipp, t.d. møtebøker, kopibøker, saks- og korrespondansearkiv m.m. Materialet frå dei ulike arkivskaparane skal haldast frå kvarandre, og den opphavlege ordenen og indre samanhengen innanfor dei ulike seriane skal haldast ved like. Arkivfagleg kallast dette ordning etter opphav eller proveniens, og dette er det viktigaste prinsippet for ordningsarbeidet (jfr. arklvforskriftene §5-4).

Dei vanlegaste arkivseriane er:
A: Møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar o.l.
B. Kopibøker
C: Journalar og andre overgripande register
D: Saksarkiv (ulike seriar for ulike ordningsmåtar)
Da: Saksarkiv ordna etter hovudsystem
Db: Saksarkiv ordna etter sidesystem
E-O: Spesialarkiv
P: Personalforvaltning
Q: Eigedomsforvaltning
R: Rekneskap
S: Statistikk
T: Kart og teikningar
U: Foto, film og lydopptak
V: Edb og mikrofilm
W: Gjenstandar
X: Eigenproduserte trykksaker
Y: Andre utskilte seriar/arkivdelar
Z: Referansemateriale (arkivliste, instruksar, avisutklipp m.m.)

Denne måten å inndele arkivseriar på kallast Allment Norsk Arkivskjema, og er også utgangspunktet for den fysiske oppstillinga av materialet innanfor kvart arkiv.

Innbinding

Møtebøker, kopibøker, journalar og register (serie A-C) som har vore oppbevarte i lausbladform, t.d. i ringpermar eller i arkivboksar, bør bindast inn (jfr. arkivforskriftene § 3-14). Dette kan ein gjere sjølv, dersom kommunen har ei innbindingsmaskin. Dersom det finst protokollar, t.d. møtebøker der møtereferata er limte inn, må ein ta sikkerheitskopi av dette, sidan limet med tida kjem til å øydelegge papiret.

Reinsing, arkivavgrensing og kassasjon

Som ledd i klargjering for avlevering skal arkivmaterialet vere reingjort, og det skal vere gjennomført arkivavgrensing og kassasjon, (jfr. arkivforskriftene § 5-4 og normalinstruks 3.2). Materiale som blir utskilt ved arkivavgrensing og kassasjon skal kastast eller makulerast/brennast, avhengig av type informasjon.

a) Reinsing: Eldre arkiv inneheld ofte ein del ting som på sikt kan skade eller øydelegg arkivmaterialet. Alt av metall og plast øydelegg papiret, og må fjernast. Det viktigaste er å fjerne binders, dernest stiftar og andre heftemekanismar av metall, gummistrikk, tape, post-it-lappar (med mindre dei inneheld viktig informasjon) og plastmapper. For å halde dokumenta samla kan ein i staden bruke papiromslag (vanlege A4-ark).

b) Arkivavgrensing: Arkivmateriale som ikkje har vore gjenstand for saksbehandling hos arkivskaparen eller har verdi som dokumentasjon, bør fjernast (jfr. arkivforskriftene §3-19). Dette gjeld:

• Trykksaker, reklamemateriell, rundskriv og anna mangfaldiggjort og allment tilgjengeleg materiale, blankettar som ikkje er utfylte osb.
  Unntak: Dersom arkivskaparen sjølv har produsert materiale (då tek ein vare på 1 eksemplar), eller det har vore gjenstand for saksbehandling.
  
• Konsept, utkast, kladdar og kladdenotat, ekstra kopiar, interne meldingar o.a. som ikkje har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon.
  Unntak: Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendig for å forstå saka og den samanhenga ho står i, kopi av utgåande brev, samt andre kopiar som er nødvendige vedlegg i ei sak.
  
• Sakspapir som medlemene av offentlege utval mottek (t.d. frå andre kommunale organ), med mindre dokumenta må reknast som saksdokument for det organet medlemmet representerer.
  Anna materiale som verken har vore gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.
  

c) Kassasjon: Nokre typar arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling skal likevel fjernast etter ei viss tid (jfr. arkivforskriftene § 3-21). Dette gjeld for saksarkiv (serie D), m.a. nokre typar rekneskapsmateriale, og det gjeld gjerne heile eller delar av arkivseriar. Riksarkivet har utarbeidd Retningsliner for kassasjon og bevaring i kommunane, med utgangspunkt i NKS sin arkivnøkkel frå 1976. Reglane gjeld også for tilsvarande saksområde i andre kommunale arkivnøklar som er godkjende av Riksarkivaren. Ein kan ikkje kassere utan at dette har heimel Riksarkivaren sine retningsliner.

Nokre typar materiale skal ein uansett aldri kassere. Dette gjeld:

• Alt materiale eldre enn 1965
• Møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedlegg (serie A)
• Arkivskaparen sine eigne årsmeldingar
• Kopibøker (serie B)
• Journalar (serie C)
• Alle andre formar for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar
• Arkivplanar
• Saker av prinsipiell karakter (presedenssaker)
• Kart, unntatt trykte kart utan påteikningar
• Teikningar og fotografi som har inngått som ledd i verksemda
• Grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval
• Personarkiv

Pakking og merking

Dei arkivseriane som ikkje skal bindast inn skal pakkast (jfr. normalinstruks 3.2.2), vanlegvis i arkivboksar som inneheld fleire mapper. Dette skal gjerast i same rekkefølgje/orden som opphavleg er brukt, jfr. proveniensprinsippet, t.d. kronologisk etter år eller arkivkode. Dersom boksane og mappene er av syrehaldig papp, er skitne eller av dårleg forfatning, skal dei skiftast ut med nye. Ein må då overføre informasjonen frå dei gamle til dei nye mappene. Det skal brukast arkivbestandig (lysekte) penn, og påførast arkivskapar, arkivkode, innhald og årstal.

Dei enkelte arkivstykka (boksar, protokollar, pakkar osb.) skal vere merka med opplysningar om kommune, arkivskapar, serie, innhald (t.d. arkivkode), tidsrom og løpenummer, jfr. arkivforsrkftene §5-4. Arkivstykka skal vere nummererte fra 1-… innanfor kvar serie.
På arkivboksar kan opplysningane påførast med blyant ca. midt på ryggen.

Protokollane skal merkast på same måte med papirremser (t.d. eit A4-ark delt i 4 på langs). Lappen skal leggast laust mellom sidene i protokollen, med den ende som har påskrift stikkande ut, slik at informasjonen er synleg utan at ein treng å opne protokollen.

Andre typar materiale, som kart og teikningar, foto, kartotekkort osb. skal merkast og pakkast inn så hensiktsmessig som mogleg, i samråd med IKA. Det same gjeld for materiale som er skadd.

Listeføring

Det skal lagast fullstendige avleveringsliste over alt materialet som skal avleverast (jfr. arkivforskriftene § 5-4). Den arkivnøkkelen materialet er ordna etter, skal også følgje med. Listene bør førast elektronisk, i Word eller Exel, og dei bør vere førte etter rekkefølgja i Allment Norsk Arkivskjema (sjå punkt 2) for kvar arkivskapar. Avleveringslistene skal innehalde opplysningar om kommune, arkivskapar, serie, arkivstykke, tidsperiode og format (P for protokoll, B1 for A4-boks, B2 for folioboks).