Ordningsarbeidet for Herøy kommune.

12 Juni 2006 avleverte Herøy kommune eldre arkivmateriale til IKA Møre og Romsdal sine depot.
Det hender at deler av innkomen arkivmateriale har fått vassskadar kor mugg og sopp kan øydelegge viktig historisk materiale, og også være allergiframkallande og skadelig for mennesket. Rolf bruker difor maske for å beskytte seg mot muggsoppen og det "fine" støvet som er på noko av materialet.

ORDNING AV ARKIVMATERIAL ETTER HERØY KOMMUNE.

12. juni avleverte Herøy kommune før fyrste gong eldre kommunalt arkivmaterial til IKA Møre og Romsdal sine depot. Heile 44 flyttekartongar fulgte med på lasset og går i tid attende til 1837 då kommunalt sjølvstyre vart innført.
I dei kommunale arkiva som er tatt vare på i kommunane og i IKA Møre og Romsdal, finn me verdifullt kjeldematerial med mykje informasjon over lokalsamfunnet si utvikling. Dette gjeld for den kommunale forvaltninga (formannskap og kommunestyre), men også for utviklinga av einskiltmennesket i sosiale, økonomiske og kulturelle samanhenger.
Arkivmaterial som kjem til IKAMR sine depot/magasiner skal ordnast og fysisk gjerast tilgjengeleg for publikum. Det er ein lang prosess kor arkivmaterialet må kvalitetssikrast på ulike måtar før brukarane kan ta arkivmaterialet i bruk.
Ein viktig bolk i dette arbeidet er reinsing kor bindars og anna metall vert fjerna for å hindre at papiret ikkje får rustskader.
Det hender at delar av arkivmaterialet har fått vanskadar kor mugg og sopp kan øydeleggje viktig historisk material. (Foto: Rolf med maske ordnar muggskada arkivmaterial : Når luftfuktighet går over 70% vil muggsporer starte å vokse. Muggsopp er skadelige for menneske og er allerigifremkallande. Arkivmaterial som har muggskade må isolerast og kan reingjerast utandørs ved hjelp av ei myk børste kombinert med varsam støvsuging. Meir informasjon om handsaming av arkivmaterial med muggskader: Sjå artikkelen til Nina Hesselberg-Wang : Veiledning i oppbevaring og handtering av bøker (Nasjonalbiblioteket) og artikkelen : Konservering. Vannskadet materiale. PDF-fil. http://www.ikarogaland.no/)
Når arkivmaterialet er reingjort vert det fysisk stilt opp i reolane. Me organiserer materialet etter Allment arkivskjema som inneber ei hierarkisk, alfabetisk ordningsprinsipp kor dei viktigaste arkivseriane hos arkivskaparen (Herøy kommune) kjem først.
Til dømes vil Formannskapet og kommunestyre sine møtebøker (også kalla forhandlingsprotokollar) bli registrert som seriesignatur Aa: Møtebøker, mens kopibøker (kopier av utgåande korrespondanse) får signaturen Ba: Kopibøker. Journalar (register over inn – og utgåande korrespondanse) vert registrert som Ca: Journalbøker.