Om IKA Depot Arkivdanning Personregister Eldre arkiv Privatarkiv Elektronisk arkiv  

> Personregister

 

Deponerte personregister

Konsesjon og meldeplikt

Ordning og avlevering

Skjema og malar

Kurs/Foilar





Personregister

Frå og med 01.01. 2001 erstatta Personopplysningslova (POL) den gamle Personregisterlova frå 1978. POL stiller ei rekke krav til handsaming av personopplysningar, og legg vekt på registrerte personar sine rettar i forhold til handsaming av slike opplysningar. Formålet med lova er å hindre krenking av personvernet for den enkelte ved handsaming av personopplysningar, skjerming av den registrerte mot ulovleg administrativ bruk og sikring av informasjon med potensiell rettsleg eller annan verdi.

I følgje POL har ikkje den behandlingsansvarlege høve til å lagre personopplysningar lengre enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlinga (§ 28). Personopplysningar som ikkje kan slettast, skal oppbevarast i samsvar med dei retningslinene som er gitt i Arkivlova med forskrifter. IKA Møre og Romsdal har i selskapsavtalen forplikta seg til å vere depotinstitusjon for medlemskommunane sitt personregistermateriale.

Ordning og avlevering av personregistermateriale.

Før ordningsarbeidet tek til:

Før de startar ordning- og registreringsprosessen, ynskjer vi at kontaktpersonen vår i kommunen dykkar sender postmottaket fylgjande informasjon:

1) Namn på arkivskapar. Døme: Kristiansund kommune – Helserådet
2) Namn på arkivserie. Døme: Saksarkiv/klientarkiv/elevarkiv/møtebøker/kopibøker
3) Ordningsmåte. Døme: Er ordna på k-koder/alfabetisk på etternamn/fødselsdato
4) Ytterår. Døme: 1964-1968

De vil då motta eit Excel-skjema med ei beskriving om korleis skjemaet skal fyllast ut.
Når de har fylt inn lista med 10 protokollar eller to arkivboksar sender de lista inn til postmottak hos oss for godkjenning. Etter at de mottek tilbakemelding med førebels godkjenning ordnar og registrerer de ferdig arkivserien, og sender den komplette avleveringslista til oss for import.
Når importen er endeleg ferdig og godkjent vil de motta etikettar for påliming. Etikettane skal limast på boksene/protokollane med 100 gr. papir og godkjent lim.

For ytterlegare rettleiing kan du ringe personregisteransvarleg ved IKA, Åsta, på telefon 70 16 51 88.

Les meir...

Kurs i handtering og avlevering av personregistermateriale (Foilar)

Vi er nå ferdige med den første kursrunda vedrørande handtering og avlevering av personregistermateriale. Heile 13 kurs er blitt halde i April/Mai for 10 forskjellige kommunar.
Vi håper at dette har vore med på å skape ei økt forståing for dette temaet, samt styrka samarbeidet mellom IKA og de tilsette ute i kommunane.

Foilane til kurset finn du her.

Les meir...

Dei vanlegaste personregistra

Avleveringsordninga gjeld personsensitive arkiv som blir til gjennom handsaming som kommunane etter gjeldane lovverk er pålagt å utføre.

Les meir...


        

        

        

        

Ålesundskontoret: Kirkegt.10, Pb 1073 Sentrum, 6001 Ålesund
70165180 | Fax: 70165181 | postmottak[at]ikamr[dot]no

webmaster[at]ikamr[dot]