Nyhende

Riksarkivet har gitt ut ei rettleiing i dokumenthandtering og arkivhald i interkommunale samarbeidsordningar. Formålet er å sikre at arkiva etter kommunale samarbeidsordningar ivaretek både innsynsbehov, administrative behov og forskningsmessige og kulturelle behov også etter at samarbeidsordninga er avlsutta eller arkivet ikkje lenger er i aktiv bruk.

Rettleiinga ligg
her.

Justisdepartementet har nå utarbeidd ein endeleg versjon av rettleiing til offentleglova. Den bør alle som arbeider med arkiv setje seg inn i.

Du finn den her.

I 2009 opna IKAMR eit nytt depot, og vi utvida såleis depotkapasiteten med ytterlegare 3479 hyllemeter. Dette vil sei at vi til saman har ein magasinkapasitet på nærare 9000 hyllemeter.
29 kommunar inkludert Møre og Romsdal fylke har nå depotavtale hos oss.

IKA Møre og Romsdal ynskjer sine eigarar og samarbeidspartnarar ei retteleg god jul og eit godt nyttår!!

Måtte det komande året vere like interessant og utfordrande som det året vi er i ferd med å legge bak seg.

IKA Møre og Romsdal vil vere bemanna samtlege dagar i romjula, men med redusert bemanning. Så ver tolmodig om vi ikkje tek telefonen med ein gong:)

14. desember var styrarar i dei kommunale barnehagane i Orkidè-område samla på gamle Frei rådhus i Kristiansund. Bakgrunnen for samlinga var retningslinjer for dokumenthandsaming innanfor fagsystemet Visma sitt Oppvekst-barnehage og hovudsystemet ePhorte frå Ergo.

På den nye websida finst alt som var på den gamle websida, men meir til. Det vert nå lagt ut tre hovedartiklar i fulltekst frå kvart nummer.

På bakgrunn av ei henvending frå Datatilsynet slår Politi- og justisdepartementet, fast at elevlister er offentlege dokument, omfatta av hovudregelen om innsynsrett etter offentleglova. Dette vert slått fast i brev 18. juni 2009.

I september 2007 gav Ika Møre og Romsdal tilbod til samtlege medlemskommunar om kurs i handtering og avlevering av personregistermateriale. Målet med kursa var å bevisstgjere dei ansatte i helse og omsorg- og undervisningsetatane om ansvaret og muligheitane dei står ovenfor. Dette førte til ei vesentlig auke i deponering av denne typen arkivmateriale.

Noark 5 standarden er den arkivstandarden norsk forvaltning skal halde seg til ved nyutvikling av system som produserer arkivdokument.

Riksarkivaren har frigitt programverktøyet ArkN4 som skal brukes til test av Noark 4 uttrekk, dvs. avleveringer som skal følge spesifikasjonene i Noark 4-standarden.

IKA Møre og Romsdal er allerede i gang med å installere og teste ArkN4 som da videre vil bli brukt til å teste avleverte Noark 4-systemer fra kommunene i Møre og Romsdal.

Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal har gleda av å ynskje velkomen til den niande kontaktkonferansen på Grand Hotel Bellevue, Åndalsnes onsdag 13. - torsdag 14. mai 2009.

Program

Påmeldingsskjema

Åra etter andre verdskrig var ei vanskelig og turbulent tid i Norge. Det var viktig å kjempe mot krefter som sto i vegen for den økonomiske gjenreisinga. I denne samanheng var rotter og kråkefuglar eit stort problem som måtte eliminerast.

Barneverntenestene i Norddal, Stordal, Skodje og Ørskog kommunar blir slått saman hausten 2009. Vertskommunen blir Skodje. 9 representantar frå desse kommunane var samla til møte hos IKA 13. februar for å gå gjennom praktisk handtering av arkiva før, under og etter samanslåinga. Maria Fausa frå IKA var arrangør av møtet som tok føre seg både elektroniske arkiv og papirarkiv.

IKA Møre og Romsdal har lagt ut nye registreringar for 2008 på nettet. Det var registrert om lag 98 nye arkivskaperar i 2008 og det samla talet på arkivskaperar er om lag 2078 pr.31.12.2008.

Mot ein liten årleg medlemskontingent får kommunane tilgang til lagerplass og registrering hos IKA. No blir dette arbeidet utvida til også å gjelde private arkiv - og det var i den samanhengen prosjektleiar Gunnar Morsund var på Hareid.

Arbeiderpartiet sin fylkessekretær, Egil Ekhaugen, hadde kalla inn fire partiveteranar til møte på IKAMR sitt kontor 24. oktober for å drøfte skriving av historien til Arbeiderpartiet i Møre og Romsdal.

I oktober flytta Fylkesbiblioteket inn i Kirkegt. 10 i etasjen over IKA Møre og Romsdal. IKA og Fylkesbiblioteket har samarbeid godt over fleire år fram til nå, og samarbeidet vil ikkje verte mindre av dette.

Regjeringa fastsatt den nye offentleglova i statsråd 17.10. Ho tek til å gjelde f.o.m 01.01.2009.

Alt om dette finn du her.

I den pågåande konflikten mellom Stranda kommune sin rådmann og ordførar har Sunnmørsposten ein veldig interessant og god leiar som tek føre seg kommunane sine journal- og arkiveringsplikter.

Vi er nå ferdige med den første kursrunda vedrørande handtering og avlevering av personregistermateriale. Heile 13 kurs er blitt halde i April/Mai for 10 forskjellige kommunar.
Vi håper at dette har vore med på å skape ei økt forståing for dette temaet, samt styrka samarbeidet mellom IKA og de tilsette ute i kommunane.

Foilane til kurset finn du her. Dei vil også bli lagt inn under mappa ”personregister” på våre heimesider.

Den 26.- og 27. mai arrangerte IKA Møre og Romsdal den årvisse kontaktkonferansen i Kristiansund. I år var det 112 deltakarar noko vi i IKA er svært godt nøgde med. Vi er også nøgde med at nesten alle var tilstades begge dagane og at nesten alle kommunar i fylket var representert. Under finn du ei nettutstilling med bilete frå konferansen samt presentasjonar som er nytta under foredraga. Vi sjåast på kontaktkonferansen neste år i Romsdal, truleg i Molde.

Heile artikkelen med nettutstilling/bilete og presentasjoner.

IKA sine medarbeidarar arrangerer kontaktkonferanse i Kristiansund 26.- 27. mai. Dersom du ynskjer å nå tak i oss kan du ringe mobiltelefonnr. til kvar enkelt tilsatt (sjå under tilsette i venstremargen) eller ringe hovudnummeret som er satt over til Maria Fausa.

Det er ei stund sida me la ut nye Astaregistreringar på nettsida vår grunna tekniske problem, men her kjem dei.

Ei samstemt forsamling kom fram til at no må arkiva frå bedrifter og organisasjonar knytt til dei marine og maritime næringane i fylket takast skikkeleg vare på.

DIS arrangerte stort slektstorg på Folkets Hus i Kristiansund laurdag 12. januar.

Det er ikkje mange som veit at julenissen bur i Kristiansund. Dei engelske søstrene Peggy og Jill Harris meinte i alle fall dette, då dei i 1962 sendte brev til julenissen v/ordføraren i Kristiansund. Verden var kan hende noko meir enkel og oversiktlig den gongen? Brevet fann me i saksarkivet etter rådmannen i Kristiansund.

Seniorpresseklubben avdeling Møre og Romsdal var gjestar hos IKA 27. november 2007.

Justisdepartementet melder om mange gode og fyldige høyringssvar til den nye offentleglova. Fleire høyringsinstansar har imidlertid uttrykt at dei treng lengre tid for å tilpasse seg den nye lova. For å handsame høyringssvara på ein forsvarleg måte har ein valgt å utsetje iverksetjinga til sommaren 2008.

Ørsta kommune stengde kontora sine 7. og 8. november 2007 for å ordne arkiva. Første dagen var den nye rådhusfløya stengd for publikum og dagen etter var gamlefløya avstengd. Det er første gong ei kommune i Møre og Romsdal stengjer for å få orden på arkiva. Arkivdugnaden var ein del av arbeidet på vegen mot innføringa av eit elektronisk arkiveringssystem som kommunen vil ha fullført i 2010.

Ålesundaren Karl Reidar Johannesen tok Examen Artium på reallina ved Ålesunds Offentlige Høyere Almenskole (Latinskolen) i 1936 med hovudkarakteren Særdeles.

Etterpå utdanna han seg til meterolog og var sentral i å fastsetje datoen for invasjonen i Normandie, D-dagen for operasjon Overlord i 1944.

Da var vi fulltalige! Ålesund kommune var den siste i rekka som blei medlem hjå IKAMR. MR Fylke og samtlege 37 kommunar er nå medlemmar.

Du skal ha tilgang til arkiva, og IKA arbeider for at det skal vere så lettvint som råd. Database møtebøker

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, her representert ved Magni Svanevik og fylkesarkivar Snorre D. Øverbø, har utført digitaliseringsarbeidet.

I åra 1945/1946 vart det innført hundeskatt i Sunndal kommune på femti kroner. Det var tronge tider etter krigen og mange innbyggarar var motstandarar av denne avgifta. Bønder nytta hund til sauesanking, revejakt og hund var ein naudsynt del av drifta på garden. Hunden heldt sauen borte frå innmarka og mange meinte at hunden var et bruksdyr som ikkje burde skattleggjast.

I samband med NAV-reformen ble det for ei tid tilbake satt ned ei samarbeidsgruppe med medlemmer frå Riksarkivet og NAV drift og utvikling.

Riksarkivaren har etter førespurnad frå IKA Hordaland og Aurskog-Høland kommune gjort ei vurdering på korleis bekymringsmeldingar i barnevernet skal behandlast.

Det har lenge herska ein del forvirring i forhold til om politiattestar kan kasserast eller ei. Dette sjølv om det står trykt på skjema at det skal gjerast. Riksarkivet som er einaste instans med mynde til å foreta eit kassasjonsvedtak har inntil nyleg ikkje gjeve nokon kassasjonstillatelse for desse attestane. Det har difor ikkje vore høve til å kassere desse attestane før nå. Nå har imidlertid Riksarkivet kome med ein uttale vedkommande saka.

Transport av eldre arkiv frå Fræna kommune 19. juni.

Fræna kommune har inngått avtale med IKA Møre og Romsdal om deponering av eldre arkiv. Dette er arkiva etter kommunane Bud, Fræna og Hustad før dei var samanslått 1.januar 1964.

Ny avlevering frå Herøy kommune.

Hausten 2006 arrangerte Kommunalt arkivfaglig forum (med IKA Møre og Romsdal som ein av deltakarane) eit seminar i Oslo om ”korleis ein ivaretek arkiva i interkommunale samarbeidsløysingar”. Seminaret fokuserte på viktige men uavklarte spørsmål, og i etterkant av seminaret oppretta riksarkivaren ei arbeidsgruppe som skulle sjå nærare på ”arkivfaglege spørsmål knytta til interkommunale samarbeidsløysingar”.

Årets konferanse vart halde i Ålesund. Bilete frå konferansen og alle foredrag er nå lagt ut.

Tidlegare IKA medarbeidar er tildelt Anders Sandvigs museumsstipend for 2007. Vi gratulerar og ynskjer Mads lykke til!

Innbydelsane til årets Kontaktkonferanse er nå sendt ut til våre medlemskommunar. Årets konferanse skal holdast på Scandic Hotel i Ålesund 9-10 mai. Blant foredragsholdara i år har vi blandt anna Statsarkivar Astrid Løvlien og fra Riksarkivet, underdirektør Tor Breivik. Ynskjer du påmeldingsskjema eller å sjå heile programmet trykk på lenkane under.

Lenkar:
Programmet
Påmeldingsskjema

Torun Soknes har no sitt kontor på Bølgen Næringshage på Kongens plass. Ny postadresse er IKA Møre og Romsdal, postboks 739, 6501 Kristiansund N. Nytt telefonnummer er 71 57 33 16.

Torbjørn Aasen (t.v.) er ansatt som ny IT-rådgjevar hjå IKA Møre og Romsdal. Han vi ha ansvaret for elektronisk arkiv og prosjektarbeid i samanheng med implementering av sakshandsamings- og fagsystemer i kommunane. Gunnar Olav Morsund (t.h.) er tilsett som prosjektkoordinator for et toårig privatarkivprosjekt i IKA Møre og Romsdal.

Arkivmateriale som kjem inn til IKA Møre og Romsdal sine depot/ magasiner skal ordnast og fysisk gjerast tilgjengeleg for publikum. Det er en lang prosess kor arkivmaterialet må kvalitetssikrast på ulike måtar før brukarane kan ta arkivmaterialet i bruk. Maria Fausa (bildet) jobber for tida med det eldre saksarkivet vedr Formannskapet for Aukra kommune fra 1800- talet. Som dere kan sjå på bildet er det er arbeid man trenger stor ordningsplass til, for å få god oversikt, og man må ofte nytta gulvet til slikt arbeid.

”Utedass er et avtrede, en do, en utedo eller en dass som er plassert utendørs, ofte i et separat skur i nærheten av en bolig. Ordet kommer fra en nedtysk eufemisme, das Häusschen, «lillehuset» og hvor kun den første ordet, bøyningen das, ble videreført på norsk. Andre ord for utedass er privét og utedo. Før vannklosett eller innedo ble vanlig var det en selvfølge at doen var en utedo. Utedass og utedo er derfor relativt nye ord. Dass og do er de gamle ordene.” (Kjelde: Wikipedia)

Jan Aakvik er tilsett som ny Koordinator for Kulturnett Møre og Romsdal. Jan er utdanna arkeolog og har i den seinare tid arbeidt for kulturavdelinga i Møre og Romsdal.

Vi har lagt ut nye Astatregistreringar i databasen på nettsida vår. Opplysningane finn du ved å klikke på Databasar og deretter på katalog over kommunale, fylkeskommunale og private arkiver.

Ny avlevering frå Kristiansund kommune 11-12. september.

Under det vidare ordningsarbeidet av arkivet etter Smøla kommune, fann me dette tynne hefte utan synlege påskrifter. Heftet visar seg å vere ”Protokol for den spedalske sykdom i Edøy lægedistrikt” frå åra 1919-1927. Boka høyrde til distriktslækjaren i Edøy legedistrikt og må reknast som ein kuriositet i det kommunale arkivmaterialet.

Kommunane på Søre-Sunnmøre har gått til felles innkjøp av arkivsystemet Ephorte. Dette systemet er godkjent for fullelektronisk arkivvering og sakshandsaming. Eit viktig stikkord for at ein skal lukkast med ein overgang frå papirbasert- til elektronisk arkivering og sakshandsaming er "Samhandling". Difor vil IKA Møre og Romsdal halde ei rekkje arkivkurs for medlemskommunane sine i denne regionen utover hausten. Den 22nde og 29nde august held vi kurs for dei tilsette i Volda kommune. Bilete er i frå første kursdagen den 22nde august.

IKA har i samarbeid med IKA Hordaland lagt ut en søkbar katalog over elektronisk arkivmateriale. Katalogen inneholder informasjon om arkivskaper, system som er avlevert og teknisk informasjon om de dataene som er arkivert fra det enkelte systemet. Katalogen finnes her.