Allment arkivskjema

Med eit allment arkivskjema meiner vi eit system av faste signaturar for dei forskjellige arvivseriane, oppstilt i ei fast rekkefølge.

Målet er at alt materiale i kvart eit arkiv skal kunne strukturerast etter et slikt skjema, utan at det dermed blir gjort endringar på opphavleg struktur eller proveniens. Seriane kan delast inn i underseriar etter behov.

Bak utarbeidinga av skjemaet ligg eit ønske og behov for standardisering. I Noreg er det utarbeidd eit skjema som blir anbefalt brukt av alle og til alle typar arkiv – både statlege, kommunale og private.

Dersom alle oppbevaringsinstitusjonar følger standarden, vil brukarane raskare og enklare kunne orientere seg i dei forskjellige arkiva. Den største fordelen ligg i at det i attfinningsmidla – dei tradisjonelle papir- og nettkatalogane – framgår kva rekkefølge seriane kjem i og at opplysningane kan komprimerast.

Skjemaet er samansett av tre hovudgrupper med seriar og signaturar:

• Serie A–E er reservert administrative arkivseriar som gjerne blir produsert av alle arkivskaparar med ein kontorfunksjon. I dei fleste tilfelle er dette hovuddelen av arkivet, både i betydning og volum.
• Seriane F–O blir brukt til spesialseriar, og desse kan disponerast fritt og kan derfor tilpassast strukturen i kvart enkelt arkiv.
• Seriane P–Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskild funksjon (P–S), medium eller format (T–W) og diverse og referansemateriale (X–Z).

I detalj ser skjemaet slik ut:

A Møtebøker, referatprotokollar, forhandlingsprotokollar o.l

Aa Møtebøker
Ab Lover, instruksar, reglar, rundskriv
Ac Årsmeldingar

B Kopibøker

Ba Kopibøker

C Journalar og overgripande register

Ca Brevjournalar
Cb Korrespondanse

D Saksarkiv ordna etter organets hovudsystem

Da Saksarkiv kronolgisk på årstal
Db Saksarkiv ordna på nøkkel

E Saksarkiv ordna etter evt. andre (sideordna) systemer

Ea Saksarkiv ordna etter sidesystem

F-O FAGSERIAR

F Personmateriale

Fa Medlemsprotokollar
Fb Alle manntall
Fc Ombod verv

Fd Helselister
Fda Fødselsprotokoll
Fdb Vaksinasjonsprotokoll
Fdc Protokoll over tyfoide/paratyfus
Fdd Protokoll spedalske
Fde Sinnsjukeprotokoll
Fdf Tuberkulousprotokoll
Fdg Vanføreprotokoll
Fdx Diverse

Fe Skulelister
Fea Karakterprotokollar
Feb Dagbøker
Fec Elevaktivitetar
Fed Skulesamlingar
Fee Tilsetjingsbøker
Fef Meldingsbøker
Feg Timefordeling
Feh Pensumprotokollar
Fei Prisoppgåver og prosjektarbeid
Fej Inventarlister

Ff Bibliotek
Ffa Utlånsprotokollar
Ffb Dagbøker
Ffc Bokregister
Ffd Tilvekstprotokollar

Fg Overformynderiet
Fga Overformynderirulle
Fgb Store rulle
Fgc Mindre rulle
Fgd Skifteutleggsprotokollar
Fge Obligasjonsprotokollar

Fx Diverse

G Skatt

Ga Sjølvmeldingar
Gaa Sjølvmeldingar
Gab Næringsoppgåver
Gac Sjølvmeldingar og næringsoppgåver

Gb Kladdelister
Gba Sjølvstendig næringsdrivande
Gbb Lønstakarar

Gc Skatteinnbetaling
Gca Skattedagbøker/kassabøker
Gcb Innbetalt forskotsskatt/protokoll over skattetrekk Gcc Skattejournalar
Gcd Skattekassamemorialar
Gce Legdsprotokollar

Gd Kontobøker
Gda Kontobok for forskotsskatt
Gdb Kontobok for anna skattebetaling
Gdc Kontobok for alderstrygdavgift
Gdd Kontobok for kommunale avgifter

Ge Skattelister/innfordringslister/avskrift av likningsprotokollar
Gea Melding om endringar i utrekna kommuneskatt
Geb Skatteliste for etterskotspliktige

Gf Statsskatt/avgift
Gfa Skattelister for statsskatt (rene statsskattelister)
Gfb Avgift til hjelpefondet for næringsdrivande
Gfc Krigsskadeavgift
Gfd Verneskatt
Gfe Rederiskatt
Gff Eigedomsskatt
Gfg Inntektsskatt
Gfh Skattelister/likningsprotokollar (diverse)

Gg Likningsprotokollar/skattelister etter behandling i likningsnemnda
Gga Likningsprotokollar/skattelister etter behandling i overlikningsnemnda

Gh Takstbøker
Gha Aksjonærprotokollar
Ghb Bokettersyn
Ghc Kontrollmeldingar og lønslister

Gi Skatteavrekning (kommunekassa)

Gj Skatterekneskap (kommunekassa)
Gja Kassabøker
Gjb Kontobøker
Gjc Statusbøker

Gk Restanselister (kommunelister)
Gl Utpantingsprotokollar, avskrifter (kommunekassen)
Gx Diverse

H Andre fagseriar

Ha Jordstyret
Haa Takstbøker
Hab Tilskot
Hac Dyrkingsprotokollar
Had Dyrkingsplanar
Hae Daglister
Haf Husdyrteljing

Hb Skogrådet
Hba Kontrollbøker
Hbb Rekneskapsbøker

Hc Fiskerinemnda
Hca Takstbøker

Hd Forsyningsnemnda
Hda Daglister
Hdb Lagerbøker
Hdc Behandlingsrekneskap
Hdd Kontrollbøker/lister
Hde Protokollar/lister

He Kommunale kraftverk
Hea Straumleveringsbøker
Heb Kraftleige
Hec Linjebefaring
Hed Abonnentprotokollar
Hee Måleprotokollar
Hef Materialprotokollar
Heg Inventarprotokollar/restansar

Hf Fattigstyret
Hfa Dagbøker

Hg Oljenemnda
Hga Fordelingsbøker

Hh Kommuneingeniøren
Hha Dagbøker

Hi Arbeidstilsynet
Hia Bedriftslister

Hj Småbruk og bustadnemnda
Hja Takstprotokollar

P Personalforvaltning

Pa Personal

Q Eigedomsforvaltning, inventar

Qa Inventarprotokollar

R Rekneskap

Ra Årsrekneskap
Raa Kommunerekneskap (hovudrekneskap)
Rab Sluttrekneskap for soknekommunekasser
Rac Sluttrekneskap for skulekasser
Rad Sluttrekneskap for kyrkjekasser
Rae Sluttrekneskap for fattigkasser
Raf Sluttrekneskap for almuebibliotek
Rag Sluttrekneskap for alderstrgda
Rah Sluttrekneskap for barnetrygda
Rai Sluttrekneskap for gamleheimar og sjukehus
Raj Sluttrekneskap for vegstyret
Rak Sluttrekneskap for vassverket

Rb Oppgjers- og statusbøker

Rc Rekneskapskontrollbøker
Rca Hovudbøker
Rcb Råbalansebøker

Rd Kontobøker
Rda Kontobøker for det ordinære budsjett/drift og kapital
Rdb Kontobøker for alle andre konti
Rdc Kontobøker for aktiva og passiva
Rdd Kontoplanar
Rde Reskontrobøker/refusjonsbøker
Rdf Kontrabøker
Rdh Lønslister

Re Dagbokføring
Rea Kassadagbøker/kassajournalar/kassamemorialar
Reb Tilvisingbøker

Rf Rekneskapsbilag/-vedlegg
Rg Budsjett
Rh Revisjonsprotokollar
Ri Samandarag av rekneskapa
Rx Diverse

S Statistikk

 

T Kart og teikningar

 

U Foto, film, lydopptak

 

V Edb og mikrofilm

 

W Gjenstandar

 

X Eigenproduserte trykksaker

 

Y Andre utskilte arkivdelar

 

Z Referansemateriale (arkivlister, instrukser, avisutklip etc)

 

Ei oversikt med meir detaljerte ordforklaringar til allment arkivskjema finn du her.