09.06.2020

Personvernerklæring for IKA Møre og Romsdal IKS

Om denne personvernerklæringa

Denne personvernerklæringa handlar om korleis vi samlar inn og brukar personopplysningar.

IKA Møre og Romsdal, ved dagleg leiar, er behandlingsansvarleg for verksemda sine behandlingar av personopplysningar. Erklæringa inneheld opplysningar du har krav på når det blir samla inn opplysningar frå nettstaden vår og generell informasjon om korleis vi behandlar personopplysningar i vår verksemd (personvernforordningen artikkel 13-14).

Behandling av personopplysningar på www.ikamr.no og www.facebook.com

Dagleg leiar har ansvar for IKA Møre og Romsdals sine behandlingar av personopplysningar på www.ikamr.no  og www.facebook.com. Det er frivillig for dei som besøker nettsidene å oppgje personopplysningar i forbindelse med tenesta. Behandlingsgrunnlaget er samtykke ifrå den enkelte, med mindre anna er spesifisert.

NyMedia har utvikla nettsidene våre, og NyMedia er vår leverandør for drift og vedlikehald av www.ikamr.no

Opplysningar som blir samla inn i forbindelse med drift av nettstaden, blir lagra på eigne serverar som driftast av NyMedia, som er vår driftsleverandør. Ein eigen databehandlaravtale mellom IKA Møre og Romsdal og NyMedia regulerer kva informasjon leverandøren har tilgang til og korleis den skal behandlast.

Nettstatistikk

IKA Møre og Romsdal samlar inn avidentifiserte opplysningar om besøkande på www.ikamr.no. Med avidentifisert meiner ein at vi ikkje kan spore opplysningane vi samlar inn tilbake til den enkelte brukar. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi brukar til å forbetre og vidareutvikle informasjonstilbodet på nettstaden. Eksempel på kva statistikken gjev svar på er kva nettstadar brukarane kjem ifrå og kva nettlesar som vert nytta.

Opplysningane blir behandla i avidentifisert og aggregert form. Vi brukar analyseverktøyet Google Analytics på vår nettstad. Dette er eit verktøy som er installert hjå driftsleverandøren. Informasjon frå dette verktøyet blir ikkje utlevert frå IKA Møre og Romsdal til andre aktørar.

IKA Møre og Romsdal får opplysningar om kva søkeord brukarane nyttar ifrå Google Analytics. Formålet med lagringa er å gjere informasjonstilbodet vårt betre.

Vi får også standard brukarstatistikk på vår Facebook-side. Dette inkluderer kor mange brukarar som er nådd med dei forskjellige innlegga våre, kven som har likt innlegga og anna brukarstatistikk. IKA Møre og Romsdal brukar denne informasjonen til å sjå kva typar innlegg som skapar respons.

Informasjonskapslar

Informasjonskapslar (cookies) er små tekstfiler som blir plassert på datamaskina di når du lastar ned ei nettside.

www.ikamr.no brukar ikkje informasjonskapslar til å generere statistikk (ut over webstatistikk-formål, sjå over).

Depotfunksjonar

Alle medlemskommunar og fylkeskommunen brukar IKA Møre og Romsdal som depot. I vårt depot blir det oppbevart ei rekke arkiv som inneheld personopplysningar. Her tilkjem også særlege kategoriar personmateriale.

Personopplysningar er definert som «enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person» og register er «enhver strukturert samling av personopplysninger som er tilgjengelig etter særlige kriterier» (jf. personvernforordningen art. 4 nr. 1) og art. 4 nr. 6).

Personregister er ein viktig del av den kommunale forvaltninga som handterer store mengder med personopplysningar. Eksempel på slike personregister kan vere elevmapper, PPT-mapper, barnevernsmapper, helsekort, pasientjournalar mv. Personregistera blir enten oppbevart elektronisk eller på papir.

IKA Møre og Romsdal har personregister i depot frå dei fleste av eigarkommunane våre. Dette er personregister som ikkje er aktivt i bruk administrativt i kommunen. IKA Møre og Romsdal får avlevert personregister regelmessig frå eigarkommunane, og har som regel at dei må vere eldre enn 10 år etter siste kontakt med personen det vedkjem.

Selskapet KDRS langtidsoppbevarer IKA Møre og Romsdals deponerte elektroniske arkiv.

Samarbeidet er regulert av ein databehandlaravtale, og KDRS utleverer ikkje opplysningar til tredjepartar.

IKA Møre og Romsdal publiserer noko av sitt depotmateriale på Digitalarkivet (digitalarkivet.no). Ein eigen databehandlaravtale med Arkivverket regulerer dette.

Saksbehandling og arkiv

IKA Møre og Romsdal brukar arkiv- og saksbehandlarsystemet WebSak. WebSak er levert av Acos og følger offentlege standardar (NOARK).

IKA Møre og Romsdal behandlar personopplysningar for å oppfylle lovpålagte oppgåver etter bl.a. forvaltningslov, offentlegheitslov, arkivlov med forskrifter og personopplysningsloven.

Det blir registrert ulike typar personopplysningar i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og anna relevant informasjon som går fram av førespurnaden. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i tråd med arkivlovgjevnaden. Saksdokumenta kan i tillegg innehalde sensitive personopplysningar. Som ein del av den pålagte saksbehandlinga innhentar IKA Møre og Romsdal i nokre tilfelle opplysningar frå andre etatar på eige initiativ etter lovheimel (forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn blir personopplysningar levert ut i tråd med offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven.

Det er etablert særlege sikkerheitstiltak og rutinar for den informasjonen i arkivet som treng særskilt vern, som for eksempel sensitive personopplysningar.

E-post og telefon

IKA Møre og Romsdal nyttar e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å oppfylle lovpålagte oppgåver etter personopplysningslov og forvaltningslov. Relevante opplysningar som kjem fram av telefonsamtalar og e-postutveksling som skjer som ein del av saksbehandling blir journalført. Desse opplysningane blir i så fall behandla som beskrive over (sjå «Saksbehandling og arkiv»).

IKA Møre og Romsdals medarbeidarar nyttar i tillegg e-post i alminneleg dialog med interne og eksterne kontaktar. Den enkelte er ansvarleg for å slette meldingar som ikkje lenger er aktuelle, og minst 2 gongar kvart år gjennomgå og slette unødvendig innhald i  e-postkassen. Ved fråtreding slettast e-postkontoen, men enkelte relevante e-postar vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysningar skal ikkje sendast med e-post.

Vi gjer deg merksam på at vanleg e-post er ukryptert. Vi fordrar deg difor til å ikkje sende informasjon underlagt teieplikt, sensitive eller andre fortrulege opplysningar via e-post.

Dei tilsette har ei oversikt over dei siste telefonsamtalane på sine telefonar. Dersom ein telefonsamtale er knytt til ei enkeltsak, vil det kunne bli skrive eit notat etter samtalen som blir journalført. Det blir ikkje gjort noko anna systematisk registrering av telefonsamtalar der innringar kan identifiserast.

Liste og bilde av kursdeltakarar

Når du melder deg på kurs, blir informasjon lagra til bruk for kursadministratorar og for å ta inn kursavgift. Du kan melde deg på kurs ved å gje opp namn, kontaktinformasjon og arbeidsgjevar. I tillegg ber vi deg gje informasjon om evt. allergiar og behov for tilrettelegging.

I forbindelse med avvikling av kurs vil opplysningar som namn, arbeidsplass og stilling kunne gå fram i publiserte lister (opplys i bestillinga dersom namn ikkje skal gå fram i publiserte lister).

Opplysningar om kursdeltakarar vert ikkje lagra i vårt arkiv- og sakbehandlingssystem, og vert sletta etter at behovet for opplysningane ikkje lenger er naudsynt med hensyn til administrering av kurset.

Bilde og videoar frå kurs og konferansar vil berre bli tatt og publisert basert på særskilt innhenta samtykke.

Bestilling via skjemaløysingar

Når du gjer bestillingar via skjemaløysingar på vår nettside, vil opplysningar bli sende til administratorar sine e-postar. Opplysningane frå bestillinga vert ikkje liggande i nettløysinga.

Opplysningane vert ikkje lagra i vårt arkiv- og sakbehandlingssystem, og vert sletta etter at behovet for opplysningane ikkje lenger er naudsynt med hensyn til administrering av bestillingar.

Registrering av besøkande på lesesal og registrering av utlånsinformasjon mv.

Når du nyttar lesesalen her på IKA Møre og Romsdal vert namnet ditt registrert. Opplysningane vert lagra i arkiv- og saksbehandlarsystemet WebSak. WebSak er levert av Acos og følger offentlege standardar (NOARK).

Dersom du låner deponert materiale vert namnet ditt og utlånsinformasjon registrert. Opplysningane vert lagra i arkiv- og saksbehandlarsystemet WebSak og vert sletta når behovet for opplysningane ikkje lenger er til stade. Når du låner deponert materiell må du skrive under på IKA Møre og Romsdals si erklæring om teieplikt. Dette for å sikre at besøkande ikkje vil bruke opplysningane på ein måte som vil vere skadeleg for den det gjeld eller IKA Møre og Romsdal. Kopiering eller fotografering av deponert materiell skal berre skje etter avtale. Avtale om teieplikt vert lagra i arkiv- og saksbehandlarsystemet WebSak, og vert sletta når behovet for opplysningane ikkje lenger er til stade.

Opplysningar om tilsette

IKA Møre og Romsdal behandlar personopplysningar om sine tilsette for å administrere personalansvar og lønn. Rettsleg grunnlag følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1a) og 1b. Det er dagleg leiar som har ansvaret for dette.

Det blir registrert naudsynte opplysningar for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeiningstilhøyrsle. Andre opplysningar om tilsette er knytt til vedkommande sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommande sitt arbeid.

Det vert òg registrert opplysningar i tilknyting til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringar og opplysningar om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningane vert dels henta frå dei tilsette sjølv.

Opplysningane blir kun utlevert i forbindelse med lovpliktige utleveringar.

Sletterutinar for personalopplysningar følger regnskapsloven, arkivlova og personopplysningsloven.

Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområde reknast som offentlege opplysningar og kan publiserast på tilsynet sine nettsider. Unntak: Tilsette som lever på sperra adresse eller som av andre grunnar ikkje bør vere gjenstand for publisering. Publisering av bilde av tilsette krev særskilt samtykke uavhengig av plattform.

Alle stillingssøknadar blir journalført i IKA Møre og Romsdals postjournal. Desse blir lagra i vårt elektroniske arkiv i ca. eitt år før dei blir makulert. Alle andre dokument, bl.a. søkarlister og innstillingar blir bevart. Journalopplysningar blir ikkje sletta, men er skjerma i offentleg elektronisk postjournal (dvs. personnamn/namn på søkar viser ikkje).

Unntak: Tidlegare og noverande tilsette har ei personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant anna stillingssøknadar arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevarast (dvs. at stillingssøknaden ikkje blir sletta eller makulert). Personalmapper  blir rydda ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen blir skjerma til tenestleg behov.

Anna relevant lovgjeving

I tillegg til personopplysningsloven har blant anna følgande lover betydning for IKA Møre og Romsdals behandling av personopplysningar;

Offentleglova med forskrifter inneheld reglane for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg for allmenta, og når eit dokument kan unntakast offentlegheit.

Forvaltningsloven inneheld saksbehandlingsreglar for korleis saka di vil bli behandla i IKA Møre og Romsdal. Som part i saka har du særskilde rettar, bl.a. om innsyn i saka sine dokument.

Arkivlova med forskrifter gjev reglar om korleis arkivskapar skal behandle og oppbevare saksdokument.

Rettar

Alle som spør har rett på grunnleggande informasjon om behandlingar av personopplysningar i ei verksemd etter personvernforordningen artikkel 13 og 14.

IKA Møre og Romsdal har gjeve denne informasjonen i denne erklæringa, og vil vise til den ved eventuelle førespurnadar.

Dei som er registrert i eit av IKA Møre og Romsdal sine system, har rett på innsyn i eigne opplysningar. Vedkommande har og rett til å be om at ukorrekte, ufullstendige eller opplysningar IKA Møre og Romsdal ikkje har rettsleg grunnlag til å behandle blir retta, sletta eller supplert. Krav frå den registrerte skal svarast kostnadsfritt og seinast innan 30 dagar.

Krav om innsyn skal rettast til dagleg leiar Geir Håvard Ellingseter.