21.06.2021

Innsyn i arkivmateriale

Bilde av diverse dokument i forskjellige fargar i ein bunke. I bakkant av dokumenta viser den gule mappa dokumenta er henta frå

Ønsker du å sjå på arkivmateriale? Då kan du be om innsyn i dei arkiva IKA Møre og Romsdal som depot forvaltar. Eit unntak er innsyn i rettsdokumentasjon. Førespurnader om rettsdokumentasjon skal alltid gå til den kommunen som eig arkivet du ønsker innsyn i.

IKA Møre og Romsdal har etter forvaltningslovens § 11 ei rettleiingsplikt ved innsyn i deponerte arkiv. I offentleglova er det fastslått som hovudregel at publikum har rett til å sjå arkivmateriale frå offentleg forvaltning. Derfor er det IKA Møre og Romsdal sitt mål at avleverte arkiv i størst mogleg grad skal vere opne for bruk for alle.

Arkivundersøkingar er tidkrevjande. Derfor tilpassar vi innsatsen etter hva du ønsker opplysningane for. Vi deler førespurnader inn i tre grupper avhengig av formålet, og prioriterer i denne rekkefølga:

1. Rettsdokumentasjon
2. Faglege behov/forskarinnsyn
3. Tenester til publikum (slektsforsking og liknande)

Sjå meir om prioriteringar i serviceerklæringa som du finn her.

Be om innsyn - korleis gå fram

For å be om innsyn i arkiva kan du fylle ut dette skjemaet. Det er lurt å ha tenkt gjennom kva ein ønsker innsyn i, og kva problemsstillinga er, før ein tek kontakt. Når du kontaktar oss via skjemaet blir informasjonen sendt ukryptert. Skjemaet skal derfor ikkje innehalde sensitive opplysningar.

Dersom førespurnaden gjeld enkle oppslag i arkivmateriale vil ein rådgjevar sende ein kopi av saksdokumenta tilbake til den som spør, men som regel må ein besøke IKA Møre og Romsdal sin lesesal for å få tilgang til arkivmateriale. Sjå meir om opningstider og bestilling av plass her.

Innsyn i dokumentasjon om deg sjølv

Innsyn i rettsdokumentasjon

Dersom du ønsker innsyn i dokumentasjon om deg sjølv (som tidlegare elev, barnevernsklient, sosialklient, pasient osb.), eller annan teiepliktig/sensitiv informasjon, må du ta kontakt med kommunen/fylkeskommunen der du budde i den gongen, eller ta kontakt med rett eining. Førespurnaden skal skje via telefon, brev eller via sikker innsynsløysing. Aldri via e-post.  

Av formelle og sikkerheitsmessige årsaker tek vi ikkje innsynsvurdering i rettsdokumentasjon. Vi leverer heller ikkje ut denne type informasjon direkte til privatpersonar. Funn av dokumentasjon vert sendt til den gjeldande kommunen og innsynsvurderinga vert utført av fagpersonell der.

Informasjon om sperrefristar

Det er sett ulike sperrefristar for når teieplikta for ei opplysning opphøyrer og materialet fritt kan nyttast på lesesalen. Bestemminga om dette finst dels i forvaltningsloven med forskrift, dels i særlovgjeving.

Hovudregelen etter forvaltningslovens § 13c er at teieplikta fell bort etter 60 år. Det vil seie at arkivmateriale som er eldre enn 60 år gamalt, for ein stor del vil kunne brukast fritt på lesesalen. I tillegg kan Riksarkivaren med heimel i forvaltningsforskriften §11 i det enkelte tilfellet bestemme at teieplikta for personlege opplysningar skal gjelde utover 60 år eller den fristen andre lover set. Forskrifta set inga grense for kor lenge teieplikta kan forlengast, men i praksis har den ofte vore forlenga til enten 80 eller 100 år. Teieplikta på 100 år er sett i arkivmateriale der det finst opplysningar om adopsjon og barnevernssaker jf. forvaltningsforskriften §10.