Bruk av SvarUt og Hjelpeheftet

Hjelpeheftet for ordning og avlevering av arkiv er laga til bruk for dei som ordnar arkiv for avlevering/deponering til IKAMR.

Tidlegare har rutinen vore at dersom ein har personsensitiv informasjon i ei avleveringsliste, må lista sendast til oss rekommandert då personsensitiv informasjon aldri skal sendast per e-post.

Det har tatt litt tid å få alt til å fungere greitt med SvarUt, men no kan vi altså ta imot avleveringslister med personsensitiv informasjon elektronisk, på ein sikker måte. Det at det også går mykje raskare enn å sende via rekommandert post, er ein stor fordel.

Testutfylling/førebels utfylling av lister kan vi ta imot i PDF-format. Dei listene kan de sende frå sak-/arkivløysinga dykkar direkte til oss på organisasjonsnummer 982 330 459. Sjølv om de sender Excel-filer til oss på denne måten, kjem dei til oss i PDF-format via SvarUt-prosessen i sak-/arkivløysinga.

Komplett/endeleg utfylt liste treng vi i Excel-format. Den lista må derfor lastast opp manuelt via KS Portal i nettlesar ute i kommunen, og sendast til oss på den måten. Når Excel-lista blir sendt på denne måten, blir den verande i Excel-format.

Informasjon om dette er no kome med i Hjelpeheftet.