22.06.2021

Ordne, bevare og gjere tilgjengeleg

Bilde tatt ovanfrå, ein ser ned på fleire stablar med flyttekasser, ein mann har tre kasser på eit sekkehjul og er på veg vekk frå kassene

Før eit arkiv er tilgjengeleg for innbyggarane, er det innom tre fasar:

Aktiv: Arkiva blir danna og er i bruk dagleg hos arkivskapar. Ein arkivskapar er ei organisatorisk eining eller ein person som dannar arkiv som lekk i si verksemd.

Bortsetting: Verksemda har sjølv ansvar for å ha bortsettingsarkiv. Arbeid med dette skal gjerast i samsvar med Riksarkivarens forskrift §4-3. Det blir stilt krav om merking av dei einskilde arkivstykka, listeføring av materialet, arkivavgrensing og kassasjon. Ved å gjere arbeidet i denne fasen sparer ein betydelege ressursar når tida kjem til overføring til depot.

Deponering: Berre arkiv som er tiltenkt evig liv skal overførast til arkivdepot. Dette er eldre og avslutta arkiv, det vil seie arkiv som er ute av administrativ bruk, vanlegvis 25 år. For arkiv om enkeltpersonar (såkalla personregister/rettsdokumentasjon) gjeld 10 år etter det er gått ut av aktiv bruk. Arkiv som skal til depot skal vurderast opp mot gjeldande regelverk for bevaring og kassasjon, og dei må vere ordna i samsvar med gjeldande lovverk (Riksarkivarens forskrift §6), og krav sett av IKAMR.

Ordne og listeføre arkiv for bevaring

IKA Møre og Romsdal (IKAMR) er depot for eigarane sine eldre og avslutta arkiv og tek imot arkiv frå både fylkeskommunen, kommunar og private.

Arkiv som står i depot skal vere ordna og listeført. Den som avleverer arkiv til IKAMR kan sjølv stå for denne jobben etter gjeldande prosedyrar, men det er også mogleg å avtale ordningsprosjekt med IKAMR si ordningsavdeling. Les meir om ordningsprosjekt her.

IKAMR har også i oppgåve å rettleie verksemder og kommunane/fylkeskommunen når dei sjølve gjer jobben. I den forbindelse har IKAMR prosedyrar for ordning, føring og avlevering. Desse er skildra i hjelpeheftet "Rettleiing for avlevering og ordning av offentlege arkiv og dei privatarkiv som er pålagde å følgje arkivlova og arkivforeskriftene". (Versjon 2.1 - April 2016).

Vi strukturerer dei kommunale arkivskaparane etter ein eigen kommunearkivnøkkel. Innanfor arkivet deler vi inn i ulike arkivseriar med eigen arkivserienøkkel som blir kalla Norsk Allment Arkivskjema. Om ein vel å ordne og listeføre sjølv, må ein bestille avleveringlister før ein går i gong med sjølve arbeidet.  Avleveringsliste kan du bestille her.

Avlevere

Når ein kjem så langt som til fysisk avlevering av arkiv til depot, må dette planleggast på førehand med IKAMR. Avlevering skal avtalast seinast 2 veker før tenkt avleveringsdato. Ta kontakt med postmottak@ikamr.no.

Hjelpeheftet forklarer korleis ein gjer sjølve nedpakkinga.

Gjere tilgjengeleg 

Alt av arkiv som kjem til IKAMR skal vere registrert inn i det digitale katalogsystemet Asta. Godkjende utfylte avleveringslister blir lasta inn i dette systemet, som gjer at vi enklare finn fram til rett arkiv ved førespurnad om innsyn (LINK til innsynsskjemaet). Asta-registrering gjer også det mogleg å publisere arkivmaterialet på Arkivportalen som igjen gjer det lettare tilgjengeleg for publikum.

Betening av deponert arkiv er for eigarane våre, forskarar og publikum elles. Betening kan utførast pr. e-post, brev, telefon eller på lesesal.